Sys­te­meva­lua­ti­on – mit einer Aus­schrei­bung das «rich­ti­ge» Sys­tem auswählen

In regel­mäs­si­gen Abstän­den – min­des­tens alle 10 bis 15 Jah­re — ist der Ein­satz von Kernap­pli­ka­tio­nen wie Ver­wal­tungs­sys­te­men, Ver­triebs- oder Scha­den­platt­for­men, Kern­ban­ken­sys­te­men sowie ERP‑, CRM- und ande­ren Infor­ma­ti­ons­sys­te­men neu zu beurteilen. 

Mit Hil­fe einer Aus­schrei­bung kann die sich im Ein­satz befin­den­de Appli­ka­ti­on – sei dies eine Indi­vi­du­al­ent­wick­lung oder Stan­dard­soft­ware – mit sta­te-of-the-art Lösun­gen in der Bran­che ver­gli­chen wer­den. Bei der Sys­te­meva­lua­ti­on wer­den fach­li­che und tech­ni­sche Anfor­de­run­gen, Effi­zi­enz und Kos­ten der Sys­te­me sowie die Anbie­ter ver­gli­chen und bewertet.

Ana­ly­se- und Kon­zep­ti­ons­pha­se für die Ausschreibung
Unab­hän­gig vom Aus­schrei­bungs­kon­text wie einer öffent­li­chen GATT-/WTO-Aus­schrei­bung mit gesetz­lich klar defi­nier­ten Vor­ga­ben und Richt­li­ni­en oder einem fle­xi­ble­ren Ver­fah­ren in der Pri­vat­wirt­schaft z.B. mit einem Request-for-Pro­po­sal (RFP) müs­sen zunächst die Anfor­de­run­gen umfas­send auf­be­rei­tet werden.

Die Basis zur Erar­bei­tung der Aus­schrei­bungs­un­ter­la­gen bil­den die Geschäfts- und IT-Archi­tek­tur sowie die doku­men­tier­ten Geschäfts­pro­zes­se. Damit kön­nen die heu­ti­gen und zukünf­ti­gen Anfor­de­run­gen defi­niert bzw. abge­lei­tet wer­den. Eine Aus­schrei­bung umfasst typi­scher­wei­se fol­gen­de Dokumente:

Pflich­ten­heft
Das Pflich­ten­heft defi­niert den Rah­men der Aus­schrei­bung und gibt den Anbie­tern Infor­ma­tio­nen zum Gesamt­kon­text. Im Pflich­ten­heft wer­den Umfang und Zeit­ach­se der Aus­schrei­bung sowie die Anfor­de­run­gen zur Ein­rei­chung der Ange­bo­te bzw. der Begleit­do­ku­men­te festgelegt.

Eig­nungs­kri­te­ri­en­ka­ta­log (Begleit­do­ku­ment)
Der Eig­nungs­kri­te­ri­en­ka­ta­log umfasst Muss-Kri­te­ri­en, die ein Sys­tem bzw. ein Anbie­ter zwin­gend erfül­len muss.

Zuschlags­kri­te­ri­en­ka­ta­log (Begleit­do­ku­ment)
Der Zuschlags­kri­te­ri­en­ka­ta­log umfasst die mit Fach­be­rei­chen und IT gewich­te­ten und nach Berei­chen struk­tu­rier­ten funk­tio­na­len und tech­ni­schen Systemanforderungen.

Kos­ten­struk­tur (Begleit­do­ku­ment)
Die Kos­ten­struk­tur gibt ein ver­bind­li­ches Ras­ter zur Anga­be der ein­ma­li­gen und wie­der­keh­ren­den Kos­ten (Pro­jekt, Betrieb und Lizen­zen) vor und ermög­licht einen trans­pa­ren­ten Kostenvergleich.

Mit­wir­kungs­pflicht (Begleit­do­ku­ment)
Die Mit­wir­kungs­pflicht defi­niert die per­so­nel­len Auf­wän­de des Kun­den in einem mög­li­chen Implementierungsprojekt.

Bewer­tungs-Sys­te­ma­tik
Zeit­gleich mit der Auf­be­rei­tung der Anfor­de­rungs­spe­zi­fi­ka­ti­on und der Aus­schrei­bungs­un­ter­la­gen emp­fiehlt es sich auch die Bewer­tungs­sys­te­ma­tik für die Sys­te­meva­lua­ti­on zu erstel­len. Bei einer GATT-/WTO Aus­schrei­bun­gen ist dies sogar Pflicht.

Die Bewer­tungs­sys­te­ma­tik defi­niert die Bewer­tungs­be­rei­che und deren Gewich­tung (z.B. in Pro­zent). Zudem wird pro Bewer­tungs­be­reich fest­ge­hal­ten, wer oder wel­ches Team ver­ant­wort­lich ist für die Bewertung.

Die Sys­te­ma­tik kann, abhän­gig vom Umfang, ein etap­pier­tes Vor­ge­hen vor­se­hen. Dabei wird anhand defi­nier­ter Bewer­tungs­be­rei­che eine Vor­auswahl von Anbie­tern bzw. Sys­te­men (Short­list) erstellt. Nur Short­list-Anbie­ter wer­den in einer 2. Run­de noch evaluiert.

Bewer­tungs-Berei­che
Eig­nungs­kri­te­ri­en sind Aus­schluss­kri­te­ri­en und wer­den zuerst bewer­tet. Wer­den Eig­nungs­kri­te­ri­en durch die Anbie­ter nicht erfüllt, dann schei­den sie aus dem Bewer­tungs­pro­zess aus.

Auf Basis der ein­ge­reich­ten Ange­bo­te und der Kri­te­ri­en­ka­ta­lo­ge, Kos­ten­struk­tu­ren und Mit­wir­kungs­pflich­ten kann in der Regel bereits eine seriö­se Eva­lua­ti­on der Sys­te­me und Anbie­ter durch­ge­führt wer­den. Je nach Kon­text kön­nen wei­te­re Bewer­tungs­be­rei­che die Ent­schei­dungs­fin­dung unter­stütz­ten, beispielsweise:

  • Ange­bots­prä­sen­ta­tio­nen der Anbieter
  • User Expe­ri­ence Vor­füh­rung der Sys­te­me mit: 
    • Fra­ge­bo­gen zur Benut­zer- und Lernfreundlichkeit
    • Anwen­dungs­fäl­le aus der Praxis
  • Infor­ma­ti­ons­pa­ket zu Anbie­ter bzw. System
  • Kun­den­re­fe­renz­lis­te mit Kontaktpersonen

Bewer­tungs­er­geb­nis­se im Überblick
Mit der Ange­bots­be­wer­tung anhand der Bewer­tungs­sys­te­ma­tik ergibt sich ein fass­ba­rer Über­blick über die ange­bo­te­nen Sys­te­me bzw. Anbie­ter in den Bewer­tungs­be­rei­chen. Damit ein objek­ti­ver Ver­gleich zwi­schen dem aktu­el­len Sys­tem und den ange­bo­te­nen Optio­nen mög­lich ist, muss auch eine mög­lichst wahr­heits­ge­treue Bewer­tung der vor­han­de­nen Sys­te­me durch­ge­führt wer­den. Die Ein­füh­rung eines neu­en Sys­tems ist immer auch mit hohen exter­nen Imple­men­tie­rungs­kos­ten und inter­nen Res­sour­cen­auf­wän­den ver­bun­den. Ein neu­es Sys­tem muss somit ein­deu­ti­ge Vor­tei­le z.B. bei Tech­no­lo­gie, fach­li­chen Anfor­de­run­gen, Bear­bei­tungs­ef­fi­zi­enz oder Betriebs- und Lizenz­kos­ten bie­ten, damit ein Wech­sel loh­nend und sinn­voll ist.

Die Bewer­tungs­er­geb­nis­se kön­nen in einer Gesamt­über­sicht zusam­men­ge­fasst wer­den. Eine sol­che Über­sicht zeigt auf einen Blick die Rang­ord­nung sowie die Ein­stu­fung der Optio­nen in den ein­zel­nen Bewertungsbereichen:

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Gra­fik: Bewer­tungs­er­geb­nis­se im Überblick

Der Gesamt­über­blick kann je nach Bedarf und Kon­text um wei­te­re quan­ti­ta­ti­ve und ins­be­son­de­re qua­li­ta­ti­ve Details in den Bewer­tungs­be­rei­chen ergänzt wer­den. Damit kann die inter­ne Dis­kus­si­on ziel­ori­en­tiert geführt und eine Ent­schei­dung her­bei­ge­führt wer­den. Das «bes­te» Sys­tem bzw. der «rich­ti­ge» Anbie­ter ist schliess­lich immer auch vom Kon­text abhängig.

Steht bei Ihnen eine Sys­te­meva­lua­ti­on an? Oder fra­gen Sie sich, wel­che sta­te-of-the-art Appli­ka­ti­on im Markt Ihre indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen am bes­ten erfüllt?

Machen Sie sich auf zu Ver­än­de­run­gen. Wir beglei­ten Sie von der Ziel­bild-Defi­ni­ti­on, über die Eva­lua­ti­on von Lösun­gen bis hin zur Umset­zung und Qua­li­täts­si­che­rung. Roger Zünd

«Mit Hil­fe von Aus­schrei­bun­gen kön­nen nicht nur ver­schie­de­ne sta­te-of-the-art Sys­te­me im Markt eva­lu­iert und mit der eige­nen Lösung ver­gli­chen wer­den. Viel­mehr bie­ten sol­che Ver­fah­ren die Chan­ce den inter­nen Fin­dungs­pro­zess für eine «geeig­ne­te» Lösung sowie die Dis­kus­si­on mit allen betrof­fe­nen Sta­ke­hol­dern ziel­ori­en­tiert zu füh­ren. Gleich­zei­tig wer­den wich­ti­ge Mit­ar­bei­ter aus Busi­ness und IT früh­zei­tig im Pro­zess an der Ent­schei­dungs­fin­dung betei­ligt. So sind breit abge­stütz­te, weg­wei­sen­de Ent­schei­de für die Zukunft möglich»

Roger Zünd