Systemevaluation
Mit Hilfe einer Ausschreibung kann die sich im Einsatz befindende Applikation – sei dies eine Individualentwicklung oder Standardsoftware – mit state-of-the-art Lösungen in der Branche verglichen werden. Bei der Systemevaluation werden fachliche und technische Anforderungen, Effizienz und Kosten der Systeme sowie die Anbieter verglichen und bewertet.
Analyse- und Konzeptionsphase für die Ausschreibung
Unabhängig vom Ausschreibungskontext wie einer öffentlichen GATT-/WTO-Ausschreibung mit gesetzlich klar definierten Vorgaben und Richtlinien oder einem flexibleren Verfahren in der Privatwirtschaft z.B. mit einem Request-for-Proposal (RFP) müssen zunächst die Anforderungen umfassend aufbereitet werden.
Die Basis zur Erarbeitung der Ausschreibungsunterlagen bilden die Geschäfts- und IT-Architektur sowie die dokumentierten Geschäftsprozesse. Damit können die heutigen und zukünftigen Anforderungen definiert bzw. abgeleitet werden. Eine Ausschreibung umfasst typischerweise folgende Dokumente:
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft definiert den Rahmen der Ausschreibung und gibt den Anbietern Informationen zum Gesamtkontext. Im Pflichtenheft werden Umfang und Zeitachse der Ausschreibung sowie die Anforderungen zur Einreichung der Angebote bzw. der Begleitdokumente festgelegt.
Eignungskriterienkatalog (Begleitdokument)
Der Eignungskriterienkatalog umfasst Muss-Kriterien, die ein System bzw. ein Anbieter zwingend erfüllen muss.
Zuschlagskriterienkatalog (Begleitdokument)
Der Zuschlagskriterienkatalog umfasst die mit Fachbereichen und IT gewichteten und nach Bereichen strukturierten funktionalen und technischen Systemanforderungen.
Kostenstruktur (Begleitdokument)
Die Kostenstruktur gibt ein verbindliches Raster zur Angabe der einmaligen und wiederkehrenden Kosten (Projekt, Betrieb und Lizenzen) vor und ermöglicht einen transparenten Kostenvergleich.
Mitwirkungspflicht (Begleitdokument)
Die Mitwirkungspflicht definiert die personellen Aufwände des Kunden in einem möglichen Implementierungsprojekt.
Bewertungs-Systematik
Zeitgleich mit der Aufbereitung der Anforderungsspezifikation und der Ausschreibungsunterlagen empfiehlt es sich auch die Bewertungssystematik für die Systemevaluation zu erstellen. Bei einer GATT-/WTO Ausschreibungen ist dies sogar Pflicht.
Die Bewertungssystematik definiert die Bewertungsbereiche und deren Gewichtung (z.B. in Prozent). Zudem wird pro Bewertungsbereich festgehalten, wer oder welches Team verantwortlich ist für die Bewertung.
Die Systematik kann, abhängig vom Umfang, ein etappiertes Vorgehen vorsehen. Dabei wird anhand definierter Bewertungsbereiche eine Vorauswahl von Anbietern bzw. Systemen (Shortlist) erstellt. Nur Shortlist-Anbieter werden in einer 2. Runde noch evaluiert.
Bewertungs-Bereiche
Eignungskriterien sind Ausschlusskriterien und werden zuerst bewertet. Werden Eignungskriterien durch die Anbieter nicht erfüllt, dann scheiden sie aus dem Bewertungsprozess aus.
Auf Basis der eingereichten Angebote und der Kriterienkataloge, Kostenstrukturen und Mitwirkungspflichten kann in der Regel bereits eine seriöse Evaluation der Systeme und Anbieter durchgeführt werden. Je nach Kontext können weitere Bewertungsbereiche die Entscheidungsfindung unterstützten, beispielsweise:
- Angebotspräsentationen der Anbieter
- User Experience Vorführung der Systeme mit:
- Fragebogen zur Benutzer- und Lernfreundlichkeit
- Anwendungsfälle aus der Praxis
- Informationspaket zu Anbieter bzw. System
- Kundenreferenzliste mit Kontaktpersonen
Bewertungsergebnisse im Überblick
Mit der Angebotsbewertung anhand der Bewertungssystematik ergibt sich ein fassbarer Überblick über die angebotenen Systeme bzw. Anbieter in den Bewertungsbereichen. Damit ein objektiver Vergleich zwischen dem aktuellen System und den angebotenen Optionen möglich ist, muss auch eine möglichst wahrheitsgetreue Bewertung der vorhandenen Systeme durchgeführt werden. Die Einführung eines neuen Systems ist immer auch mit hohen externen Implementierungskosten und internen Ressourcenaufwänden verbunden. Ein neues System muss somit eindeutige Vorteile z.B. bei Technologie, fachlichen Anforderungen, Bearbeitungseffizienz oder Betriebs- und Lizenzkosten bieten, damit ein Wechsel lohnend und sinnvoll ist.
Die Bewertungsergebnisse können in einer Gesamtübersicht zusammengefasst werden. Eine solche Übersicht zeigt auf einen Blick die Rangordnung sowie die Einstufung der Optionen in den einzelnen Bewertungsbereichen:
Grafik: Bewertungsergebnisse im Überblick
Steht bei Ihnen eine Systemevaluation an? Oder fragen Sie sich, welche state-of-the-art Applikation im Markt Ihre individuellen Anforderungen am besten erfüllt?
Machen Sie sich auf zu Veränderungen. Wir begleiten Sie von der Zielbild-Definition, über die Evaluation von Lösungen bis hin zur Umsetzung und Qualitätssicherung. Roger Zünd
«Mit Hilfe von Ausschreibungen können nicht nur verschiedene state-of-the-art Systeme im Markt evaluiert und mit der eigenen Lösung verglichen werden. Vielmehr bieten solche Verfahren die Chance den internen Findungsprozess für eine «geeignete» Lösung sowie die Diskussion mit allen betroffenen Stakeholdern zielorientiert zu führen. Gleichzeitig werden wichtige Mitarbeiter aus Business und IT frühzeitig im Prozess an der Entscheidungsfindung beteiligt. So sind breit abgestützte, wegweisende Entscheide für die Zukunft möglich»
Roger Zünd