QR-Rechnung ist lanciert – der Praxistest beginnt
Der Start im Markt war kaum zu überhören und zu übersehen. Am 30. Juni 2020 wurde die QR-Rechnung in der Schweiz offiziell eingeführt. Die ersten Rechnungen mit dem «Pixelhaufen» oder QR-Code sind nun im Markt platziert – der Praxistest beginnt.
Digitalisierung mit neuem Beleg?
Der Finanzplatz Schweiz hat im Rahmen seiner Digitalisierungs-Bestrebungen einen neuen Beleg lanciert. Die Banken und die SIX als Infrastruktur-Betreiber hoffen damit, dass sich unsere Gesellschaft im Zahlungsverkehr weiter digitalisiert. Diese Hoffnung ist nicht unberechtigt, denn das Potenzial ist gross. Pro Tag werden in der Schweiz immer noch etwa 1 Mio Zahlungen auf Papierbasis verarbeitet.
Als Beratungsunternehmen mit Zahlungsverkehrs-Affinität versendet die 360excellence AG ihre Rechnungen auch mit QR-Code auf dem Zahlteil. Die Software bexio war pünktlich bereit und die Konfiguration des QR-Code (nicht überraschend) sehr einfach. Somit waren optimale Bedingungen für den Praxistest vorhanden — die Rechnungen Ende Juni wurden mit dem QR-Code versandt.
Praxistest mit durchgängigen Daten
Wenn nun Ende Juli die ersten Zahlungen von unseren Kunden getätigt werden, führen wir (ungewollt) einen Praxistest durch.
Unsere Rechnungen mit QR-Code sind mit der internationalen Referenznummer «Creditor Reference» nach ISO-Standard 11649 ausgestattet. Wir haben uns für diese neuere und internationale Referenzdaten-Struktur entschieden, da wir nicht am ESR-System der Schweizer Banken teilnehmen.
Zahlreiche interne Systeme bei den Banken
Dann sind die Finanzdienstleister an der Reihe. Bei den Banken unserer Kunden müssen diese Zahlungs- und Referenzdaten auch korrekt aus den Zahlungsaufträgen in die internen Systeme übertragen werden. Die SIX muss als Finanzinfrastruktur-Dienstleister die Daten im Bankensystem entsprechend von Bank zu Bank übermitteln (ISO 20022, pacs.008-Meldungen).
Unsere Zürcher Hausbank schliesslich übernimmt die Daten von SIX und verarbeitet diese auf verschiedenen internen Systemen. Dazu gehören auch die Kernbanken-Applikationen, Geldwäscherei- und Sanktionsfilter-Anwendungen, Output- und Archiv-Systeme oder das e‑Banking. Da die 360excellence AG die Bankkonten automatisch abgleicht, stellt uns «unsere» Bank die Zahlungsinformationen zur Gutschrift hoffentlich auch korrekt zum Download zur Verfügung. Dazu nutzt die ZKB wiederum den Meldungsstandard ISO 20022 mit camt.053-Meldungen (Kontoauszug mit Details).
Gelingt der Praxistest?
Und am Ende dieser Prozesskette steht dann wieder die Softwarelösung bexio im Fokus. Die Applikation, die ursprünglich die Rechnung mit dem QR-Code erstellt hat. Diese Cloud-Software sollte dann aus den heruntergeladenen camt.053-Meldungen die Referenznummer «RF78 0000 0000 0000 0000 0002 6» erkennen und den offenen Posten schliessen bzw. die entsprechende Rechnung automatisch ausgleichen und die Zahlung verbuchen.
Das wäre dann ein erfolgreicher Praxistest zur Digitalisierung mit dem neuen Papierbeleg «QR-Rechnung». Wir sind gespannt, ob unsere Erwartung an die durchgängigen Daten und Prozesse erfüllt werden kann.
Wir erläutern Ihnen gerne die Welt des Zahlungsverkehrs, damit dieser digital und effizient abläuft. Stefan Lenz
«Zahlungsverkehr ist ein Thema dem in Unternehmen in der Regel keine grosse Bedeutung zukommt. Oft finden diese Prozesse rund um Debitoren, Kreditoren und Cash-Management einfach statt und in den Unternehmen weiss man nicht (mehr) genau wie. Und dies obwohl der Zahlungsverkehr zuverlässig funktionieren muss, um die Liquidität einer Firma technisch sicherzustellen. In den kommenden Jahren sind im Schweizer Zahlungsverkehr grosse Veränderungen geplant. Die Einführung der QR-Rechnung war ein weiteres Puzzleteil in einer Reihe von Vorhaben. Es lohnt sich somit, bei den Finanzprozessen genauer hinzuschauen und diese zu analysieren und schrittweise zu optimieren.»
Stefan Lenz