QR-Rech­nung ist lan­ciert – der Pra­xis­test beginnt

Der Start im Markt war kaum zu über­hö­ren und zu über­se­hen. Am 30. Juni 2020 wur­de die QR-Rech­nung in der Schweiz offi­zi­ell ein­ge­führt. Die ers­ten Rech­nun­gen mit dem «Pixel­hau­fen» oder QR-Code sind nun im Markt plat­ziert – der Pra­xis­test beginnt.

Digi­ta­li­sie­rung mit neu­em Beleg?

Der Finanz­platz Schweiz hat im Rah­men sei­ner Digi­ta­li­sie­rungs-Bestre­bun­gen einen neu­en Beleg lan­ciert. Die Ban­ken und die SIX als Infra­struk­tur-Betrei­ber hof­fen damit, dass sich unse­re Gesell­schaft im Zah­lungs­ver­kehr wei­ter digi­ta­li­siert. Die­se Hoff­nung ist nicht unbe­rech­tigt, denn das Poten­zi­al ist gross. Pro Tag wer­den in der Schweiz immer noch etwa 1 Mio Zah­lun­gen auf Papier­ba­sis verarbeitet.

Als Bera­tungs­un­ter­neh­men mit Zah­lungs­ver­kehrs-Affi­ni­tät ver­sen­det die 360excellence AG ihre Rech­nun­gen auch mit QR-Code auf dem Zahl­teil. Die Soft­ware bexio war pünkt­lich bereit und die Kon­fi­gu­ra­ti­on des QR-Code (nicht über­ra­schend) sehr ein­fach. Somit waren opti­ma­le Bedin­gun­gen für den Pra­xis­test vor­han­den — die Rech­nun­gen Ende Juni wur­den mit dem QR-Code versandt.

Pra­xis­test mit durch­gän­gi­gen Daten

Wenn nun Ende Juli die ers­ten Zah­lun­gen von unse­ren Kun­den getä­tigt wer­den, füh­ren wir (unge­wollt) einen Pra­xis­test durch.

Unse­re Rech­nun­gen mit QR-Code sind mit der inter­na­tio­na­len Refe­renz­num­mer «Credi­tor Refe­rence» nach ISO-Stan­dard 11649 aus­ge­stat­tet. Wir haben uns für die­se neue­re und inter­na­tio­na­le Refe­renz­da­ten-Struk­tur ent­schie­den, da wir nicht am ESR-Sys­tem der Schwei­zer Ban­ken teilnehmen.

Die Kon­to­num­mer, die Adres­se, die Refe­renz­num­mer (RF78 0000 0000 0000 0000 0002 6) und wei­te­re Zusatz­in­for­ma­tio­nen müs­sen in den Kre­di­to­ren­pro­zes­sen bei unse­ren Kun­den aus dem QR-Code erkannt und kor­rekt mit den ERP-Sys­te­men (Enter­pri­se Resour­ce Plan­ning) abge­gli­chen wer­den. Wird die Zah­lung frei­ge­ge­ben, so sind die Daten aus dem kor­rekt in die Zah­lungs­auf­trä­ge (ISO 20022, pain.001-Meldungen) zu inte­grie­ren. Die Zah­lungs­auf­trä­ge wer­den an die Bank übermittelt.

Zahl­rei­che inter­ne Sys­te­me bei den Banken

Dann sind die Finanz­dienst­leis­ter an der Rei­he. Bei den Ban­ken unse­rer Kun­den müs­sen die­se Zah­lungs- und Refe­renz­da­ten auch kor­rekt aus den Zah­lungs­auf­trä­gen in die inter­nen Sys­te­me über­tra­gen wer­den. Die SIX muss als Finanz­in­fra­struk­tur-Dienst­leis­ter die Daten im Ban­ken­sys­tem ent­spre­chend von Bank zu Bank über­mit­teln (ISO 20022, pacs.008-Meldungen).

Unse­re Zür­cher Haus­bank schliess­lich über­nimmt die Daten von SIX und ver­ar­bei­tet die­se auf ver­schie­de­nen inter­nen Sys­te­men. Dazu gehö­ren auch die Kern­ban­ken-Appli­ka­tio­nen, Geld­wä­sche­rei- und Sank­ti­ons­fil­ter-Anwen­dun­gen, Out­put- und Archiv-Sys­te­me oder das e‑Banking. Da die 360excellence AG die Bank­kon­ten auto­ma­tisch abgleicht, stellt uns «unse­re» Bank die Zah­lungs­in­for­ma­tio­nen zur Gut­schrift hof­fent­lich auch kor­rekt zum Down­load zur Ver­fü­gung. Dazu nutzt die ZKB wie­der­um den Mel­dungs­stan­dard ISO 20022 mit camt.053-Meldungen (Kon­to­aus­zug mit Details).

Gelingt der Praxistest?

Und am Ende die­ser Pro­zess­ket­te steht dann wie­der die Soft­ware­lö­sung bexio im Fokus. Die Appli­ka­ti­on, die ursprüng­lich die Rech­nung mit dem QR-Code erstellt hat. Die­se Cloud-Soft­ware soll­te dann aus den her­un­ter­ge­la­de­nen camt.053-Meldungen die Refe­renz­num­mer «RF78 0000 0000 0000 0000 0002 6» erken­nen und den offe­nen Pos­ten schlies­sen bzw. die ent­spre­chen­de Rech­nung auto­ma­tisch aus­glei­chen und die Zah­lung verbuchen.

Das wäre dann ein erfolg­rei­cher Pra­xis­test zur Digi­ta­li­sie­rung mit dem neu­en Papier­be­leg «QR-Rech­nung». Wir sind gespannt, ob unse­re Erwar­tung an die durch­gän­gi­gen Daten und Pro­zes­se erfüllt wer­den kann.

Wir erläu­tern Ihnen ger­ne die Welt des Zah­lungs­ver­kehrs, damit die­ser digi­tal und effi­zi­ent abläuft. Ste­fan Lenz

«Zah­lungs­ver­kehr ist ein The­ma dem in Unter­neh­men in der Regel kei­ne gros­se Bedeu­tung zukommt. Oft fin­den die­se Pro­zes­se rund um Debi­to­ren, Kre­di­to­ren und Cash-Manage­ment ein­fach statt und in den Unter­neh­men weiss man nicht (mehr) genau wie. Und dies obwohl der Zah­lungs­ver­kehr zuver­läs­sig funk­tio­nie­ren muss, um die Liqui­di­tät einer Fir­ma tech­nisch sicher­zu­stel­len. In den kom­men­den Jah­ren sind im Schwei­zer Zah­lungs­ver­kehr gros­se Ver­än­de­run­gen geplant. Die Ein­füh­rung der QR-Rech­nung war ein wei­te­res Puz­zle­teil in einer Rei­he von Vor­ha­ben. Es lohnt sich somit, bei den Finanz­pro­zes­sen genau­er hin­zu­schau­en und die­se zu ana­ly­sie­ren und schritt­wei­se zu optimieren.»

Ste­fan Lenz