Mit KI im Projektmanagement die vorhandene Management-Kapazität effizient nutzen
KI im Projektmanagement
Zeitgewinn im Projektmanagement mit KI?
Die Führung und Steuerung von Projekten verändert sich in unserer schnelllebigen Wirtschafts-Welt. Waren im Projektgeschäft eher statische Planungen, strukturierte Analysen, Risikobetrachtungen und Meilensteine die harte Währung – so sind diese durch die sich ändernden Rahmenbedingungen einer gewissen Dynamik ausgesetzt. Mit agilen Vorgehensweisen (z. B. Scrum oder in der Skalierung SAFe, LeSS usw.) kann dieser Entwicklung Rechnung getragen werden. Die Nutzung von Agilität hat aber auch zu einer gewissen Ernüchterung geführt – denn Projekte müssen insbesondere im agilen Setting solide geführt werden. Und die Budgetierungs‑, Analyse‑, Spezifikations- und Dokumentationsarbeiten reduzieren sich durch Agilität nicht.
Werden diese Erkenntnisse mit dem subjektiv wahrgenommenen Kontrollverlust kombiniert, so ist es nachvollziehbar, dass sich in grösseren Organisationen hybride Vorgehensweisen etabliert haben. Die klassischen Projektmanagement-Ansätze mit Phasen, Meilensteinen, Budgets und Lieferergebnissen werden mit agilen Ansätzen wie Backlog und Sprint kombiniert.
In der aktuellen Entwicklung setzen wir uns als Veränderungsmacher damit auseinander, welche Veränderungen die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) ins Projektgeschäft bringt. Mit «Project Excellence» unterstützen wir Kunden in der Umsetzung von Projekten sowie in der Weiterentwicklung von Governance, Prozessen und Methodik. Entsprechend stellen wir zeitgemässe Lösungen, die wir im Einsatz haben, in diesem Beitrag vor und teilen unsere Erfahrungen.
Gezielte Nutzung von KI für mehr Zeit
Mit dem zunehmenden Einsatz der (generativen) Künstlichen Intelligenz (KI) wird deutlich, dass die KI auch das Handwerk des Projektmanagements beeinflusst und verändert. Es stellt sich aber die Frage «Was verändert sich wie konkret?»
Dabei sollte der Fokus nicht darauf ausgerichtet werden, was gutes Projektmanagement ausmacht – der Einsatz von KI verändert, wozu die Zeit der Projektleitenden beansprucht wird. Es geht nicht darum «welches Tool», sondern «auf welcher Ebene» setzen wir mit dem Einsatz von KI an: Ausführungs- oder Führungsebene?
| Ebene | Beispiele von Tätigkeiten |
|---|---|
| Ausführung |
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| Führung |
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| Steuerung |
|
Berichte mit hohem Aufwand und wenig Vertrauen
Im Projektmanagement wird durch Führungskräfte oft erheblich viel Zeit in die Berichterstattung bzw. das Reporting investiert. Eine aktuelle Studie zeigt dabei folgendes Bild:
| 72% | der Projektfachleute wenden pro Monat einen halben Tag oder mehr für das Reporting auf |
| 44% | sind mit dem Reporting des PMO eher oder sehr unzufrieden |
Quelle: Wellingtone, The State of Project Management, Report 2026
Diese Schätzungen belaufen sich auf monatliche Aufwände. Natürlich klingt ein halber Tag monatlich zunächst harmlos. Zu beachten ist allerdings vielmehr, dass 44% mit dem Ergebnis unzufrieden sind. Dies rückt den Aufwand in ein anderes Licht.
Für uns als Veränderungsmacher von 360excellence steht darum im Fokus, Lösungen zu finden, wie der Projektleitung deutlich mehr Zeit für die Kernaufgaben zur Verfügung gestellt werden kann.
Lösungsansätze im Vergleich
Zwei naheliegende Lösungen, die Ansätze zur Nutzung von KI im Projektmanagement bieten, sind Standardprodukte von Microsoft sowie eine fachlich geprägte Lösung von der LOWEB GmbH, einem Startup, mit dem wir die Zusammenarbeit pflegen:
- Microsoft Planner + Copilot: Standard-Software von Microsoft in der M365-Cloud
- PlanGuide: Fachapplikation für Projektmanagement und KI
Microsoft Planner + Copilot
Die Lösung Microsoft Planner ist das Ergebnis der Zusammenführung von drei Applikationen: Klassischer Planner, Project for the Web und To Do. Seit Frühjahr 2026 ist Microsoft Planner allgemein verfügbar. Das Paket ist in Microsoft Teams integriert und bietet als Fundament strukturierte Pläne mit «Buckets» und Aufgaben.
Wichtig ist ein Blick auf die Lizenzlogik, denn diese ist zweigeteilt: Die Planner-/ Project-Lizenz bestimmt die Funktionen für das Projektmanagement, die Copilot-Lizenz definiert den KI-Zugang (z. B. für Reports).
In Microsoft Planner werden die Projektdaten strukturiert erfasst und Aufgaben an Mitarbeitende zugeteilt. Es stehen spezifische Ansichten wie ein Raster, das Board, die Zeitachse usw. zur Verfügung.
Abbildung 1: Projektansicht mit Zeitachse in Microsoft Planner
Der Informationsaustausch zwischen Planner und Copilot erfolgt in der Basislizenz über Exports oder Screenshots, was nicht so elegant ist. Copilot analysiert die bereitgestellten Fakten und macht Empfehlungen im Chat-Modus. Es werden keine Objekte wie Issues, Risiken, Meilensteine zur Erstellung vorgeschlagen. Mit der Premium-Lizenz ist die Integration von Planner und Copilot möglich, was ein effizientes Arbeiten erlaubt.
PlanGuide
Die Lösung PlanGuide ist die fachlich spezialisierte Alternative zu Microsoft Planner + Copilot. Die Applikation ist eine Entwicklung aus der Schweiz und auch seit Frühjahr 2026 verfügbar. Das Fundament sind die Projektdaten in Projekt-Entitäten wie Anforderungen, Entscheidungen, Meilensteine, Lieferobjekten, Risiken usw. PlanGuide bietet auch einen Chat-Modus und kann Dokumente analysieren. Die KI schlägt neue oder geänderte Anforderungen, Issues, Risiken usw. vor. Diese Erkenntnisse der KI-Anwendung werden durch die Projektleitung überprüft und es wird so entschieden, ob ein Vorschlag (z. B. zu einem neuen Risiko oder die Anpassung eines Meilensteins) übernommen werden soll.
Die Lizenzierung erfolgt über die LOWEB GmbH, die Datenhaltung von PlanGuide ist in der Schweiz.
Auch PlanGuide braucht Projektdaten als Basis. Der Steckbrief eines Projektes bietet den Rahmen dazu und definiert das Vorgehensmodell, Ziele, Budget, Stakeholder usw. Die Projekt-Entitäten bzw. Projektdaten werden von der KI für entsprechende Analysen genutzt und es werden auch neue Objekte (z. B. Risiken oder Meilensteine) vorgeschlagen:
Abbildung 2: Die KI schlägt selbständig Meilensteine vor basierend auf zur Verfügung gestellten Projektdaten
Mit PlanGuide werden die Projektleitenden entlastet – dies insbesondere durch die Bereitstellung von Berichten. Die Berichte basieren auf den freigegebenen Daten des Projektes. Die Datenkapitel werden direkt aus der Datenbank gerendert, ohne KI-Interpretation. Zusammenfassende Kapitel referenzieren die Fakten mit eindeutigen IDs. Jede Freigabe ist mit Zeitstempel und Benutzer im Audit-Trail dokumentiert.
Abbildung 3: Mit PlanGuide werden die Projektleitenden entlastet – dies insbesondere durch die Bereitstellung von Berichten
Für PMO und Geschäftsleitung lassen sich alle Projekte einer Organisation zudem in einer Portfolio-Übersicht auswerten, inklusive Gesundheitstrend und Frühwarnung.
| Planner / Copilot | PlanGuide | |
|---|---|---|
| Hersteller | Microsoft | LOWEB GmbH |
| Positionierung | Ausführung des Projektes mit Planung, Aufgaben, Ziele, Kollaboration in Microsoft Teams integriert | Führung des Projektes auf Basis Planung, Aufgaben, Ziele, Risiken, Anforderungen, Lieferobjekte usw. im Review-Center mit Berichterstattung |
| Methodik | Keine spezifische Modell-Unterstützung | Konfigurationen für PRINCE2, PMI, HERMES, Agile sowie Kunden-Methodik (per Upload) |
| Stärken |
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| Grenzen |
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|
| Entwicklung | Microsoft International | Entwicklung in der Schweiz |
| KI-Lösung | Copilot mit offener Architektur für unterschiedliche KI-Lösungen | Mistral (FR/EU) als Standard, Azure OpenAI als Alternative |
| Datenhaltung | Abhängig von M365-Konfiguration | Hosting, Datenbank und Code in der Schweiz. Optionale M365- und Atlassian-Integration |
| Kosten |
|
|
| Website | https://planner.cloud.microsoft/ | https://planguide.ch/ |
Ein Vergleich der beiden Vorgehensweisen zeigt auf, welche Auswirkungen die Nutzung von KI im Projektmanagement haben kann. Dabei ist es wichtig zu erkennen, wie die verfügbare Zeit von Projektleitenden effizient genutzt werden kann. Aus Sicht eines Unternehmens ist bei diesen beiden Ansätzen die folgende Abgrenzung in der KI-Anwendung möglich:
| Ausführung | Führung | |
|---|---|---|
| Projektinformationen und ‑daten werden mit KI im Chat-Modus generiert und zur Verfügung gestellt | vs. | Projektdaten sind definiert und stehen zur Verfügung, die KI arbeitet damit und unterstützt die Projektleitenden |
Datenschutz
Beide Lösungen setzen voraus, dass Projektdaten verarbeitet werden und beim Hochladen von Projektdokumenten wird diese Bearbeitung an einen Dritten ausgelagert. Für Unternehmen wie Banken, Versicherungen und Spitäler ist das keine technische Randfrage, sondern der zentrale Aspekt, der vor jedem Tool-Entscheid geklärt sein muss.
Wir wissen, dass Projektunterlagen selten harmlos sind: Sie enthalten Angaben zu Projekten mit Strategiebezug, Stakeholdern, Prozess- und Systeminformationen, Aufwand- und Kostenschätzungen, Lieferantenkonditionen usw. Massgebend sind je nach Organisation folgende gesetzliche Grundlagen: Datenschutzgesetz (z. B. Art. 9 zur Auftragsbearbeitung, Art. 12 zum Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten und Art. 16 ff. zur Bekanntgabe ins Ausland), Art. 47 BankG, Art. 321 StGB sowie bei FINMA-Beaufsichtigten das Rundschreiben 2018/3 zum Outsourcing.
Wir empfehlen deshalb, vor der Einführung einer KI-Lösung folgende fünf Fragen zu beantworten:
- Welche Kategorien von Projektdokumenten dürfen bei einer KI-Lösung hochgeladen werden?
- Ist sichergestellt, dass die Projektunterlagen keine Kundendaten oder Patientendaten enthalten?
- Liegt ein Auftragsbearbeitungsvertrag vor, der die Unterbeauftragung an den KI-Anbieter abdeckt?
- Ist die neue Datenbearbeitung der KI-Lösung im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten erfasst?
- Bei FINMA-Beaufsichtigten: Wurde die Auslagerung nach Rundschreiben 2018/3 beurteilt, dokumentiert und gegebenenfalls gemeldet?
Einen zusätzlichen regulatorischen Aspekt stellen die Anforderungen des EU AI Act dar. Diese sind relevant für Schweizer Unternehmen mit Tochtergesellschaften oder Niederlassungen in der EU. Der Einsatz von KI zur Berichtserstellung fällt dabei nicht in die sogenannte Hochrisiko-Kategorie. Bereits heute gilt zudem die Anforderung an die KI-Kompetenz: Wer KI-Systeme einsetzt, muss sicherstellen, dass die Mitarbeitenden über ausreichendes Verständnis für deren Anwendung verfügen. Aus diesem Grund empfehlen wir entsprechende Ausbildungssequenzen im Rahmen der Umsetzung.
Praxisnahe Umsetzung
Um KI im Projektmanagement gezielt und kontrolliert anzuwenden, empfehlen wir folgende Vorgehensweise in 7 Schritten:
- Ziele des KI-Einsatzes im Projektmanagement definieren
- Vorgaben bezüglich Governance, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz festlegen
- Nutzung von KI in Projektmanagement-Methodik und ‑Rollen klären
- Anwendung von KI mit kurzen Ausbildungssequenzen einführen
- Mit ausgewählten Projekten starten und Erkenntnisse teilen
- Einhaltung der Vorgaben überprüfen
- Erfahrungs- und Wissensaustausch fördern
Unsere Überzeugung
KI ersetzt keine Projektleitung, sie entlastet sie wirksam in der Administration und spielt Zeit frei für die eigentlichen Kernaufgaben. Die Steuerung von Projekten erfolgt als Kombination von «HI» der Human-Intelligenz und KI der Künstlichen Intelligenz.
So gelingt es Veränderungen zu realisieren, Ergebnisse zu erzielen und Menschen mit auf die Reise zu nehmen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der praxisnahen Einführung von KI im Projektgeschäft mit unserer Erfahrung und Expertise – kontaktieren Sie uns unkompliziert https://360excellence.com/anfrage/.
Hinweis
Mit dem Unternehmen LOWEB GmbH, das die Lösung PlanGuide entwickelt, pflegen wir eine aktive Zusammenarbeit und unterstützen die Entwicklung mit unserer Erfahrung. Dies äussert sich auch in einem Testimonial von Stefan Lenz auf der Website von PlanGuide.
Zusammenfassung
Stefan Lenz
Managing Partner
+41 79 354 23 84
stefan.lenz@360excellence.com
Der Einsatz von KI im Projektmanagement ermöglicht es, administrative Tätigkeiten zu reduzieren, Informationen effizienter aufzubereiten und mehr Zeit für die Führung und Steuerung von Projekten zu gewinnen. Entscheidend ist, KI gezielt einzusetzen und dabei Governance, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz zu berücksichtigen.
Stefan Lenz begleitet Unternehmen bei der Umsetzung von Projekten sowie bei der Weiterentwicklung von Governance, Prozessen und Projektmanagement-Methoden. Dabei beschäftigt er sich intensiv mit der Frage, wie Künstliche Intelligenz Projektleitende in ihrer täglichen Arbeit wirkungsvoll unterstützen kann.
In seiner Arbeit verbindet er fundierte Projektmanagement-Ansätze mit konkreten Anwendungsmöglichkeiten neuer Technologien. Er unterstützt Unternehmen dabei, geeignete KI-Lösungen zu beurteilen, klare Rahmenbedingungen für deren Einsatz zu schaffen und KI praxisnah in Projektarbeit und Projektsteuerung zu integrieren.