Digitalisierung
Die «Digitalisierung» ist ein geflügelter Begriff und wird oft auch unterschiedlich verstanden. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Digitalisierung der Arbeit und Zusammenarbeit.
Neuen geschäftlichen Realitäten begegnen und sie managen
Die Corona-Krise und der «Lockdown» krempeln gerade den Alltag von uns allen komplett um. Während Verantwortliche in Pflege, Spitälern, Kinderbetreuung, Banken, usw. ihr Bestes vor Ort für unsere Grundversorgung geben, findet das Berufsleben in anderen Wirtschaftsbereichen fast vollständig digital statt.
Mit diesen veränderten Rahmenbedingungen gilt es für Unternehmen neue Herausforderungen zu meistern:
- Produkte oder Dienstleistungen digital anbieten
- Kundenanliegen digital bearbeiten und Anfragen beantworten
- Backoffice-Prozesse voll digital abwickeln
- Projekt- und Systemeinführungen digital gestalten
- Verkaufsgespräche digital durchführen
Langfristig werden diese neuen Realitäten auch Geschäftsmodelle verändern und die Digitalisierung von Dienstleistungen, Produkten und Prozessen weiter beschleunigen. Kurzfristig sind sie aber erstmal eine grosse Herausforderung für uns alle.
Die digitale Arbeit stellt Anforderungen an die Arbeitsmethodik, den Methodeneinsatz und an unsere Lösungsorientierung. Im Folgenden erläutern wir gerne einige unserer Erfahrungen, um diesen Anforderungen begegnen zu können.
Persönliche Arbeitsmethodik hinterfragen
Die Arbeitsmethodik beeinflusst unsere Wirksamkeit unmittelbar. Eine gute Arbeitsmethodik ist ein Erfolgsfaktor für Produktivität. Mindestens folgende Bereiche gilt es mit Blick auf die digitale Arbeit und Zusammenarbeit zu hinterfragen:
- Übersicht schaffen und Prioritäten festlegen
- Ziele festlegen und Fortschrittskontrollen durchführen
- Arbeits- und Kommunikationsmittel gezielt einsetzen
- Kollaborationsplattformen nutzen und Regeln vereinbaren
Arbeitsmittel für die digitale Zusammenarbeit wählen
Die Wirksamkeit der digitalen Zusammenarbeit ist vom umsichtigen Einsatz der Arbeits- und Kommunikationsmittel und von gemeinsamen Regeln abhängig:
Übersicht schaffen, Prioritäten definieren
Um einen Überblick über die Zusammenarbeit zu schaffen und Prioritäten festzulegen, bewährt es sich, täglich eine kurze Telefon- oder Videokonferenz («Daily Meeting») mit dem Team durchzuführen.
Im Daily Meeting berichtet jedes Teammitglied was gestern erreicht wurde und was heute geplant ist. Dabei ist es wichtig, auf Probleme hinzuweisen und zu klären ob jemand unterstützen kann. Die Abstimmung dient zur Diskussion der notwendigen Aufgaben. Gleichzeitig wird festgelegt welche Aufgaben bis wann von wem erledigt werden.
Anstelle von Telefongesprächen und Audiositzungen können Videokonferenzen eingesetzt werden. In der Praxis bewähren sich Tools wie z.B. Microsoft Teams, Skype for Business, Zoom, Slack, MyMeeting.
Ziele festhalten, Ergebnisse überwachen
Um Ziele festzuhalten und den Fortschritt zu überwachen, eignet sich eine Zusammenfassung. Dies sorgt für Motivation und fördert Selbstdisziplin.
Als Werkzeuge empfehlen wir dazu mindestens eine gemeinsame Aufgabenliste, z.B. in Microsoft Excel. Effizienter wird es mit einem webbasierten Kanban-Board. Ein solches Board ist eine «Wand» mit drei Spalten: «offen», «in Arbeit» und «erledigt». Alle Aufgaben werden digital notiert und festgehalten. Dies schafft für alle die notwendige Transparenz.
Wir nutzen dazu z.B. Trello, Microsoft Teams mit dem Planner oder einfach Microsoft PowerPoint
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Mit Lösungen wie Microsoft SharePoint, Microsoft Teams, der Groupware Teamspace, der Wiki-Software Confluence oder anderen gängigen Kollaborations-Werkzeugen ist digitales Arbeiten an Dokumenten und Daten sowie die gemeinsame Ablage mit Versionierung heute einfach möglich.
Je nach Lösung werden Dokumente zeitlich versetzt oder synchron bearbeitet und in der Cloud oder im «Shared Drive» abgelegt. Die Nutzung von Links bzw. Verzeichnissen anstelle von E‑Mails mit Anhängen ist wichtig. Mit Änderungsmarkierungen (Word) oder und Kommentaren (Powerpoint) bleiben Änderungen nachvollziehbar.
Unternehmensübergreifend ist die Kollaboration etwas schwieriger, da z.B. die SharePoint Ablage für externe User unter Berücksichtigung von Security-Aspekten autorisiert werden muss.
E‑Mails mit Perspektivenwechsel
Noch immer ist die E‑Mail in der Berufswelt das am meisten, oft aber schlecht genutzte, Arbeitsmittel.
Denken Sie daran, E‑Mails werden für Empfänger*innen geschrieben. Als Absender überlege ich mir also, was weiss und was versteht mein Empfänger am besten?
Folgende Tipps helfen:
- Ein strukturierter Betreff (Projekt | Thema) macht es möglich, im Posteingang den Überblick zu behalten
- Eine Einleitung zum Kontext erhöht das Verständnis der Situation
- Texte sollten strukturiert sein, nutzen Sie Nummerierungen, Titel oder Aufzählungen
- Abkürzungen sind mit Bedacht einzusetzen
- E‑Mails eignen sich nicht für Dialoge im Chat-Stil, dazu bieten Tools wie Microsoft Teams, Slack usw. eine Chat-Funktion
- Erwartet man die Beantwortung von Fragen oder Erledigung von Aufgaben eignen sich Tabellen
- Ein zusammenfassender Abschluss mit einer Aufforderung zur Antwort oder Aktion (allenfalls mit Datum) erhöht die Wirksamkeit
Regeln für Kollaboration vereinbaren
In einem Unternehmen oder zumindest pro Team müssen Regeln definiert werden, welche Tools wozu genutzt werden und wo was abgespeichert wird.
Flexibilität und Lösungsorientierung leben
Eine produktive digitale Zusammenarbeit erfordert von uns allen vor allem Flexibilität und Lösungsorientierung – ganz im Sinne «Hauptsache es funktioniert». Veränderungen und Ergebnisse gelingen auf digitalem Wege dann, wenn das ganze Team ein Ziel verfolgt und einige wenige Regeln einhält. Machen Sie sich auf zu Veränderungen. Wir begleiten Sie. Roger Zünd
«Meine persönlichen Erfahrungen mit der digitalen Arbeit über Videokonferenzen, Kollaborationsplattformen und virtueller Kontrolle sind durchwegs positiv. Ich bin begeistert, wie gut und unkompliziert heute digital gearbeitet werden kann.
Trotzdem fehlen mir die menschlichen Kontakte. Auch die Freude an der gemeinsamen Arbeit kommt mir etwas zu kurz. Ich schätze das gemeinsame Meeting, den Kaffee, das Essen oder die schnelle Begegnung im Büro, um eine Aufgabe bilateral kurz zu besprechen und voranzutreiben. Dennoch ist es gut zu wissen, dass wir digital können, wenn wir müssen»
Roger Zünd