Gemein­sam Ergeb­nis­se auf digi­ta­lem Weg erarbeiten

Digi­ta­li­sie­rung

Die «Digi­ta­li­sie­rung» ist ein geflü­gel­ter Begriff und wird oft auch unter­schied­lich ver­stan­den. In die­sem Bei­trag wer­fen wir einen Blick auf die Digi­ta­li­sie­rung der Arbeit und Zusammenarbeit.

Neu­en geschäft­li­chen Rea­li­tä­ten begeg­nen und sie managen

Die Coro­na-Kri­se und der «Lock­down» krem­peln gera­de den All­tag von uns allen kom­plett um. Wäh­rend Ver­ant­wort­li­che in Pfle­ge, Spi­tä­lern, Kin­der­be­treu­ung, Ban­ken, usw. ihr Bes­tes vor Ort für unse­re Grund­ver­sor­gung geben, fin­det das Berufs­le­ben in ande­ren Wirt­schafts­be­rei­chen fast voll­stän­dig digi­tal statt.

Mit die­sen ver­än­der­ten Rah­men­be­din­gun­gen gilt es für Unter­neh­men neue Her­aus­for­de­run­gen zu meistern:

  • Pro­duk­te oder Dienst­leis­tun­gen digi­tal anbieten
  • Kun­den­an­lie­gen digi­tal bear­bei­ten und Anfra­gen beantworten
  • Back­of­fice-Pro­zes­se voll digi­tal abwickeln
  • Pro­jekt- und Sys­tem­ein­füh­run­gen digi­tal gestalten
  • Ver­kaufs­ge­sprä­che digi­tal durchführen

Lang­fris­tig wer­den die­se neu­en Rea­li­tä­ten auch Geschäfts­mo­del­le ver­än­dern und die Digi­ta­li­sie­rung von Dienst­leis­tun­gen, Pro­duk­ten und Pro­zes­sen wei­ter beschleu­ni­gen. Kurz­fris­tig sind sie aber erst­mal eine gros­se Her­aus­for­de­rung für uns alle.

Die digi­ta­le Arbeit stellt Anfor­de­run­gen an die Arbeits­me­tho­dik, den Metho­den­ein­satz und an unse­re Lösungs­ori­en­tie­rung. Im Fol­gen­den erläu­tern wir ger­ne eini­ge unse­rer Erfah­run­gen, um die­sen Anfor­de­run­gen begeg­nen zu können.

Per­sön­li­che Arbeits­me­tho­dik hinterfragen

Die Arbeits­me­tho­dik beein­flusst unse­re Wirk­sam­keit unmit­tel­bar. Eine gute Arbeits­me­tho­dik ist ein Erfolgs­fak­tor für Pro­duk­ti­vi­tät. Min­des­tens fol­gen­de Berei­che gilt es mit Blick auf die digi­ta­le Arbeit und Zusam­men­ar­beit zu hinterfragen:

  • Über­sicht schaf­fen und Prio­ri­tä­ten festlegen
  • Zie­le fest­le­gen und Fort­schritts­kon­trol­len durchführen
  • Arbeits- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel gezielt einsetzen
  • Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­for­men nut­zen und Regeln vereinbaren

Arbeits­mit­tel für die digi­ta­le Zusam­men­ar­beit wählen

Die Wirk­sam­keit der digi­ta­len Zusam­men­ar­beit ist vom umsich­ti­gen Ein­satz der Arbeits- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel und von gemein­sa­men Regeln abhängig:

Über­sicht schaf­fen, Prio­ri­tä­ten definieren

Um einen Über­blick über die Zusam­men­ar­beit zu schaf­fen und Prio­ri­tä­ten fest­zu­le­gen, bewährt es sich, täg­lich eine kur­ze Tele­fon- oder Video­kon­fe­renz («Dai­ly Mee­ting») mit dem Team durchzuführen.

Im Dai­ly Mee­ting berich­tet jedes Team­mit­glied was ges­tern erreicht wur­de und was heu­te geplant ist. Dabei ist es wich­tig, auf Pro­ble­me hin­zu­wei­sen und zu klä­ren ob jemand unter­stüt­zen kann. Die Abstim­mung dient zur Dis­kus­si­on der not­wen­di­gen Auf­ga­ben. Gleich­zei­tig wird fest­ge­legt wel­che Auf­ga­ben bis wann von wem erle­digt werden.

Anstel­le von Tele­fon­ge­sprä­chen und Audio­sit­zun­gen kön­nen Video­kon­fe­ren­zen ein­ge­setzt wer­den. In der Pra­xis bewäh­ren sich Tools wie z.B. Micro­soft Teams, Sky­pe for Busi­ness, Zoom, Slack, MyMeeting.

Zie­le fest­hal­ten, Ergeb­nis­se überwachen

Um Zie­le fest­zu­hal­ten und den Fort­schritt zu über­wa­chen, eig­net sich eine Zusam­men­fas­sung. Dies sorgt für Moti­va­ti­on und för­dert Selbstdisziplin.

Als Werk­zeu­ge emp­feh­len wir dazu min­des­tens eine gemein­sa­me Auf­ga­ben­lis­te, z.B. in Micro­soft Excel. Effi­zi­en­ter wird es mit einem web­ba­sier­ten Kan­ban-Board. Ein sol­ches Board ist eine «Wand» mit drei Spal­ten: «offen», «in Arbeit» und «erle­digt». Alle Auf­ga­ben wer­den digi­tal notiert und fest­ge­hal­ten. Dies schafft für alle die not­wen­di­ge Transparenz.

Wir nut­zen dazu z.B. Trel­lo, Micro­soft Teams mit dem Plan­ner oder ein­fach Micro­soft PowerPoint

Doku­men­te gemein­sam bearbeiten

Mit Lösun­gen wie Micro­soft Share­Point, Micro­soft Teams, der Group­ware Team­space, der Wiki-Soft­ware Con­flu­ence oder ande­ren gän­gi­gen Kol­la­bo­ra­ti­ons-Werk­zeu­gen ist digi­ta­les Arbei­ten an Doku­men­ten und Daten sowie die gemein­sa­me Abla­ge mit Ver­sio­nie­rung heu­te ein­fach möglich.

Je nach Lösung wer­den Doku­men­te zeit­lich ver­setzt oder syn­chron bear­bei­tet und in der Cloud oder im «Shared Dri­ve» abge­legt. Die Nut­zung von Links bzw. Ver­zeich­nis­sen anstel­le von E‑Mails mit Anhän­gen ist wich­tig. Mit Ände­rungs­mar­kie­run­gen (Word) oder und Kom­men­ta­ren (Power­point) blei­ben Ände­run­gen nachvollziehbar.

Unter­neh­mens­über­grei­fend ist die Kol­la­bo­ra­ti­on etwas schwie­ri­ger, da z.B. die Share­Point Abla­ge für exter­ne User unter Berück­sich­ti­gung von Secu­ri­ty-Aspek­ten auto­ri­siert wer­den muss.

E‑Mails mit Perspektivenwechsel

Noch immer ist die E‑Mail in der Berufs­welt das am meis­ten, oft aber schlecht genutz­te, Arbeitsmittel.

Den­ken Sie dar­an, E‑Mails wer­den für Empfänger*innen geschrie­ben. Als Absen­der über­le­ge ich mir also, was weiss und was ver­steht mein Emp­fän­ger am besten?

Fol­gen­de Tipps helfen:

  • Ein struk­tu­rier­ter Betreff (Pro­jekt | The­ma) macht es mög­lich, im Post­ein­gang den Über­blick zu behalten
  • Eine Ein­lei­tung zum Kon­text erhöht das Ver­ständ­nis der Situation
  • Tex­te soll­ten struk­tu­riert sein, nut­zen Sie Num­me­rie­run­gen, Titel oder Aufzählungen
  • Abkür­zun­gen sind mit Bedacht einzusetzen
  • E‑Mails eig­nen sich nicht für Dia­lo­ge im Chat-Stil, dazu bie­ten Tools wie Micro­soft Teams, Slack usw. eine Chat-Funktion
  • Erwar­tet man die Beant­wor­tung von Fra­gen oder Erle­di­gung von Auf­ga­ben eig­nen sich Tabellen
  • Ein zusam­men­fas­sen­der Abschluss mit einer Auf­for­de­rung zur Ant­wort oder Akti­on (allen­falls mit Datum) erhöht die Wirksamkeit

Regeln für Kol­la­bo­ra­ti­on vereinbaren

In einem Unter­neh­men oder zumin­dest pro Team müs­sen Regeln defi­niert wer­den, wel­che Tools wozu genutzt wer­den und wo was abge­spei­chert wird.

Fle­xi­bi­li­tät und Lösungs­ori­en­tie­rung leben

Eine pro­duk­ti­ve digi­ta­le Zusam­men­ar­beit erfor­dert von uns allen vor allem Fle­xi­bi­li­tät und Lösungs­ori­en­tie­rung – ganz im Sin­ne «Haupt­sa­che es funk­tio­niert». Ver­än­de­run­gen und Ergeb­nis­se gelin­gen auf digi­ta­lem Wege dann, wenn das gan­ze Team ein Ziel ver­folgt und eini­ge weni­ge Regeln ein­hält. Machen Sie sich auf zu Ver­än­de­run­gen. Wir beglei­ten Sie.  Roger Zünd

«Mei­ne per­sön­li­chen Erfah­run­gen mit der digi­ta­len Arbeit über Video­kon­fe­ren­zen, Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­for­men und vir­tu­el­ler Kon­trol­le sind durch­wegs posi­tiv. Ich bin begeis­tert, wie gut und unkom­pli­ziert heu­te digi­tal gear­bei­tet wer­den kann.

Trotz­dem feh­len mir die mensch­li­chen Kon­tak­te. Auch die Freu­de an der gemein­sa­men Arbeit kommt mir etwas zu kurz. Ich schät­ze das gemein­sa­me Mee­ting, den Kaf­fee, das Essen oder die schnel­le Begeg­nung im Büro, um eine Auf­ga­be bila­te­ral kurz zu bespre­chen und vor­an­zu­trei­ben. Den­noch ist es gut zu wis­sen, dass wir digi­tal kön­nen, wenn wir müssen»

Roger Zünd